Collecter les archives électroniques

Cette année, la Journée internationale des Archives, traditionnellement fixée le 9 juin, devient la Semaine internationale des Archives. Organisée du 3 au 9 juin 2019, elle offre l’occasion aux Archives de la Vendée d’évoquer la façon de « Concevoir les archives au 21e siècle », car avec la transition vers le tout numérique, les services d’archives publics doivent relever un nouveau défi, sans précédent. 

  

Impôt sur le revenu, commande publique, actes notariés, demande de titres d’identité, inscription sur les listes électorales, recours généralisé aux messageries, etc. : la dématérialisation des démarches administratives est en marche. Si le passage au tout numérique est une révolution pour la société, elle change aussi considérablement la façon de travailler des archivistes, car l’évolution technique rend nécessaire de savoir, dès sa création, si un document électronique est destiné à être conservé ou à être éliminé. 

La collecte des archives numériques des administrations – on ne parle pas ici des fichiers images issus de la numérisation, par les Archives départementales, de documents papier ou photographiques – doit donc faire l’objet d’une réflexion nouvelle : parmi la masse énorme de documents électroniques produite, quels sont ceux à conserver ? Quels outils utiliser pour les collecter et comment les pérenniser ? 

  

Que sont les archives électroniques ?

Dans le cadre de la mission de collecte assurée par les Archives départementales, toute une partie de la production administrative récente, nativement électronique, prend pleinement la suite des fonds papier déjà cotés ou en cours de classement. À l’exemple du premier versement numérique de la matrice cadastrale (qui n’existe plus sur support papier depuis 2004) reçu en 2016. Ces documents, qui sont des archives au même titre que les documents sur support papier, viennent enrichir la mémoire du département. 

Toutefois, tout comme pour le papier, toute la production documentaire d’une administration n’a pas vocation à être archivée. L’attention des archivistes se porte sur l’information stratégique, c’est-à-dire les documents qui portent une décision, ceux qui engagent juridiquement les institutions ; sans négliger pour autant les informations non stratégiques mais qui sont susceptibles d’intéresser les historiens et le public en général. 

   

Comment se fait l’archivage des archives électroniques ?

On pourrait penser qu’une impression papier simplifierait la conservation des données électroniques. Toutefois, comme pour une photographie numérique stockée sur un ordinateur domestique, les informations indispensables à sa compréhension (date, auteur, légende, format, etc.) ne sont pas directement visibles sur le document mais dans les propriétés du fichier ; on parle de métadonnées. Or, une simple impression papier ne permet pas de conserver le lien entre document et métadonnées. 

La conservation sous forme électronique doit ainsi garantir au lecteur : 

  • l’authenticité du document (l’auteur doit être identifié, souvent par une signature) ;
  • son intégrité (le document ne doit pas avoir été modifié) ;
  • sa pérennité (le document doit être lisible, à moyen et long terme, quels que soient le système, les outils et les supports utilisés).  

L’environnement électronique présente de ce point de vue bien des risques, dont l’obsolescence rapide des supports de stockage (CD-Rom, disques durs, etc.) et des formats informatiques (versions d’une application, formats propriétaires, etc.). 

C’est pourquoi il est essentiel que les archivistes se rapprochent des informaticiens, pour mettre en place un système d’archivage électronique (SAE), des agents des administrations, pour changer les (mauvaises) habitudes de nommage des fichiers par exemple, et de leurs collègues des autres collectivités, pour partager la réflexion et les coûts. 

C’est le choix pionnier qu’a fait le Département de la Vendée en s’alliant aux quatre autres départements des Pays-de-la-Loire et à la Région pour mettre en place un système d’archivage électronique mutualisé dénommé « Arch-E-Loire », qui est désormais opérationnel. 

  

Illustrations Association des archivistes français  

Date de publication : 29 mai 2019

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