Des changements informatiques majeurs aux Archives de la Vendée

Vérification des cotes des articles et de leur emplacement au cours d’une séance de récolement dans les magasins 

Depuis maintenant deux ans, la Direction des Archives de la Vendée travaille au changement de deux outils informatiques majeurs, l’un étant le système d'information archivistique (SIA) qui permet de gérer à la fois les nouvelles entrées d'archives, les salles de stockage, la salle de lecture mais également de réaliser inventaires et catalogues, et l’autre, la visionneuse d’images avec l’hébergement de celles-ci. Des changements qui ne sont pas sans conséquence sur les activités de la Direction. 

Automne 2017 : le système d’information archivistique (outil qui permet de gérer les collections, les salles de stockage, la salle de lecture et de créer des instruments de recherche) utilisé par les Archives n’est plus conforme aux techniques du moment ; il faut donc en changer. Une longue procédure s’engage alors : rédaction d’un cahier des charges, élaboration de toute la documentation administrative nécessaire dans le cadre d’un marché public, étude des dossiers déposés, réception des candidats puis choix du lauréat. Janvier 2018, un prestataire est désigné : la société Empreinte Digitale et son progiciel Ligeo Gestion

   

Le récolement de 380 000 cotes d’archives

Dans un marché comme celui-ci, le nouveau prestataire est chargé de reprendre les données déjà informatisées. Mais qu’est-ce que cela implique ? Première étape, intégrer dans ce nouvel outil le récolement qu’on lui aura fourni, c’est-à-dire, un document qui précise, pour chaque boite, chaque registre, chaque plan, chaque affiche, une référence (la cote si utile au lecteur pour s’y retrouver), une dimension, un emplacement et cela sur les 34 km linéaires que représentent le bâtiment principal des Archives et son annexe. Inutile de dire qu’avant de livrer ces données, il vaut mieux les vérifier !! Il semblait possible de le faire sans fermer la salle de lecture ; c’est donc par binôme que les 28 agents ont participé, par demi-journées, à la vérification de 380 000 cotes d’archives ! Un fichier de 60 000 lignes a été livré au prestataire pour examen… et il restait bien entendu « quelques » erreurs qu’il a fallu corriger, dès réception des demandes de corrections. 

  

Le déploiement du logiciel en salle de lecture 

Nouvel écran de commande des documents en salle de lecture 

Deuxième étape : récupérer les éléments pour ouvrir la salle de lecture. Même si là encore, les données à réinjecter étaient en nombre, il nous a fallu beaucoup moins de temps pour en vérifier la validité. C’est donc 11 mois après le début de l’opération, en décembre 2018 que le logiciel a pu être déployé en salle de lecture, après une semaine de fermeture dédiée à la formation du personnel. Nous allons bientôt fêter l’anniversaire de cette mise en place qui semble satisfaire nos lecteurs. 

   

  

  

La reprise de 700 inventaires

Mais le plus compliqué restait à venir, avec la dernière étape : reprendre les 700 inventaires électroniques disponibles ou en cours de réalisation. L’ancien système proposait des formulaires de description différents pour chaque type de documents : manuscrits, cartes, plans, ouvrages imprimés, vidéo... dans le respect des normes de description en vigueur. Mais l’ « adaptation informatique » de ces normes varie selon les prestataires. Commence alors une série d’aller-retour de fichiers de plus de 600 000 lignes à corriger, compléter, amender pour qu’enfin l’intégration au nouveau logiciel soit possible. Et nous avons donc dû attendre le mois de juin 2019 pour pouvoir reprendre nos travaux d’inventaires et de catalogage : l’opération est totalement achevée. Pas complètement toutefois ; il reste quelques petits grains de sable dans cette machine qui semble bien huilée : il faut adapter la « feuille de style » du site internet, calée sur l’ancien système, au nouveau… quelques mois supplémentaires. Et avec ce mois d’octobre arrivent nos premières publications que vous avez pu découvrir le mois dernier avec la mise à jour de la bibliothèque numérisée . Elles n’étaient plus disponibles depuis mai. 

  

En décembre, une nouvelle visionneuse

2019 sera également l’année du changement de notre visionneuse : c’est la solution Arkhothèque qui a été retenue en avril dernier. Sa mise en place nous impose encore une fois une longue phase de vérification, de fichiers images cette fois-ci (12 téra de données). Les mises en ligne d’images, suspendues un temps, ont pu reprendre le mois dernier avec la mise à jour de l’état civil

Le mois prochain,vous pourrez ainsi découvrir la nouvelle visionneuse et toutes ses fonctionnalités ; les services d’indexation des images et de mise à jour de vos albums devraient également être à nouveau opérationnels à la fin de l’année ou courant janvier 2020. 

Date de publication : 26 novembre 2019

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